Préparation d’un protocole de remise d’appartement

Etant donné que la remise d’un appartement engendre beaucoup de travail, la préparation devrait commencer déjà quelques semaines avant la date de remise de façon à éviter les situations stressantes.

Une bonne préparation est, aussi, nécessaire si une grande partie du travail est effectuée par une entreprise de nettoyage. Toutefois, pour pouvoir demander des offres et les comparer, il faut contacter une telle entreprise suffisamment à l’avance.

Nettoyer correctement

Après avoir terminé le déménagement de vos meubles et de vos cartons, le nettoyage peut commencer. Pour autant qu’aucun accord concernant le nettoyage ne figure dans le contrat de bail, l’appartement doit être «nettoyé à fond» avant d’être remis au propriétaire. Il est, donc, recommandé d’engager une entreprise de nettoyage qui propose un nettoyage après déménagement avec garantie de remise. Si le propriétaire n’accepte pas le nettoyage approfondi le jour de la remise, l’entreprise de nettoyage doit procéder gratuitement à un nettoyage supplémentaire.

Vous pouvez, bien entendu aussi, effectuer le nettoyage vous-même. Toutefois, ne sous-estimez pas le volume de travail. Prévoyez assez de temps et utilisez une check-list de nettoyage qui vous aidera à rendre l’appartement dans les temps.

Repeindre les murs ?

Que vous deviez repeindre les murs ou non dépend de leur état. En cas d’utilisation normale, il suffit de nettoyer les murs avec des éponges de nettoyage spéciales de couleur blanche. Tous les 10 à 15 ans, en raison de l’usure habituelle, le propriétaire prend de toute façon en charge les coûts liés à une nouvelle peinture. Toutefois, si les murs sont trop usés ou si des dégâts importants apparaissent après quelques années, les coûts de la nouvelle peinture sont à votre charge.

Si vous souhaitez peindre votre appartement dans une couleur inhabituelle, vous devez tout, d’abord, obtenir l’accord du propriétaire. Si celui-ci ne donne pas son accord, il peut exiger que vous remettiez l’appartement dans son état initial au moment de la sortie.

Procès-verbal de remise de l’appartement

Le jour de la remise de l’appartement, le propriétaire établit un procès-verbal de remise de l’appartement dans lequel il fait une liste des défauts et des dégâts. Il est, ensuite, déterminé quels coûts incombent au locataire et lesquels sont à la charge du propriétaire ou de la gérance. En signant le procès-verbal, vous donnez votre accord et devez supporter les coûts liés aux dégâts indiqués.

Les dégâts suivants sont à charge du locataire :

• Usure excessive: les locataires sont seulement responsables pour une usure excessive. Sont entre autres compris des traces d’utilisation importantes ou des dégâts liés à des incidents comme par exemple une vitre cassée ou des trous liés au feu dans les revêtements du sol. Des tapis jaunis ou des traces laissées par des meubles font par contre partie de l’usure normale et sont à la charge du propriétaire. La même chose est valable pour les dégâts qui existaient déjà avant le début de la location. Il n’est toutefois pas toujours simple d’évaluer si on a affaire à une usure normale ou à une usure excessive.
• Dégâts importants: en font partie les dégâts qui découlent de négligences ou d’un manque de soin, des égratignures profondes dans un sol en parquet ou des murs sur lesquels des enfants ont dessiné. Sur ce point, vous devez obtenir des informations plus précises auprès de votre assurance responsabilité civile, qui intervient dans de tels cas. En cas de dégâts liés à des négligences graves, des réductions de prestations sont toutefois prévues.
• Petites réparations: le remplacement de petites parties (plaque à la cuisine) et les réparations de moindre importance (interrupteur défectueux) doivent être effectuées par le locataire. Il est recommandé de les faire avant la remise de l’appartement. Sinon, le propriétaire peut donner un mandat pour une petite réparation, ce qui vous revient souvent plus cher en tant que locataire.

Tableaux des durées de vie et remise des clés

Pour déterminer l’état de certains objets de l’aménagement intérieur, un tableau des durées de vie est utile. Vous trouverez un aperçu de la durée de vie moyenne : d’une cuisinière, du sol ou des murs.

Le jour de la remise de l’appartement, on procède aussi à la remise des clés, laquelle devrait figurer dans le procès-verbal pour raisons de preuves ou qui peut être attestée par le biais d’une quittance.

Restitution de la garantie de loyer

Après avoir procédé à la remise de l’appartement et s’il n’existe plus de revendication de la part du propriétaire, celui-ci a l’obligation de rembourser la garantie de loyer dans les 30 jours. Si le propriétaire refuse de libérer le montant, vous pouvez à nouveau exiger le paiement en envoyant une lettre recommandée. Si le propriétaire ne réagit pas non plus à la lettre, vous devez vous adresser à l’autorité de conciliation.

Réaliser les réparations locatives à la charge du locataire

En premier lieu, le locataire doit retenir qu’il a des obligations envers le propriétaire. En effet, il est responsable de l’entretien du logement et des réparations locatives, c’est-à-dire les petits travaux d’usage.

Entretien et réparation des équipements mis à sa disposition

Concernant les sanitaires et la plomberie, la logique ne change pas. Il faut nettoyer et déboucher si nécessaire les robinets, cuvettes, lavabos et éviers. Les dépôts calcaires dans les évacuations d’eau (évier, lavabo, douche) doivent disparaître, à l’instar des moisissures sur les murs. Enfin, si un robinet ne fonctionne plus, il faut le remplacer.

Les revêtements intérieurs (sols, murs)

Exemple typique, si un mur présente des trous, il faut les reboucher avec de l’enduit.

Les réparations locatives ne s’arrêtent pas là. Si nécessaire, le locataire doit se charger des raccords de moquette ou de papier peint ou encore graisser les portes, fenêtres et verrous.

Propreté

Plus généralement, tout est affaire de nettoyage. Les traces de doigts ou les marques de meubles et cadres doivent être effacées. Les plafonds, moquettes et parquets doivent, également, être propres. Même chose pour les vitres : il faut les nettoyer, voire les remplacer lorsqu’elles sont fendues ou brisées.

Pour les locataires d’une maison, l’extérieur compte. Le jardin (état de la pelouse, mauvaises herbes), mais aussi les gouttières et les dalles d’une terrasse requièrent leur attention notamment.

À noter que lorsque le bailleur laisse le logement péricliter et ne procède pas aux travaux requis pour le remettre dans un état normal, le locataire n’est plus responsable des réparations locatives.

Prendre contact avec le propriétaire en cas de travaux non autorisés

Normalement, un locataire ne doit pas réaliser de travaux conséquents dans le logement. Dans les faits, certains occupants n’hésitent pas à le remodeler à leur convenance. Par exemple, ils peuvent décider de repeindre une chambre, avec ou sans l’accord du bailleur.

Dans ce cas, il est préférable de contacter le propriétaire suffisamment tôt avant l’état des lieux de sortie pour clarifier les choses. Il peut ne pas vous en tenir rigueur, notamment s’il avait été prévenu. Mais rien ne l’empêche de vous demander de repeindre pour remettre le bien dans l’état où vous l’avez trouvé.

Au-delà de la peinture, si le locataire a un doute ou anticipe un problème, contacter le propriétaire à l’avance permet de trouver plus facilement une solution à l’amiable.

Apporter des précisions à l’état des lieux

La comparaison des états des lieux d’entrée et de sortie peut rapidement pénaliser le locataire. S’il quitte le logement après plusieurs années, la qualité des sols ou des murs a pu se détériorer du fait d’un usage normal. Reste que si l’occupant ne dit rien durant l’état des lieux de sortie, celui-ci risque de simplement indiquer qu’un élément en bon état présente, désormais, un état moyen par exemple.

Pour clarifier les choses, le locataire a tout intérêt à se montrer proactif et à apporter des précisions aux descriptions de base. Dans le cas évoqué ci-dessus, il peut par exemple indiquer que la peinture ou la moquette s’avère uniformément défraîchie. Dès lors, la détérioration du revêtement relève clairement de sa vétusté normale et non d’une dégradation causée par le locataire. Autrement dit, elle ne pourra pas lui être imputée et entraîner une retenue sur le dépôt de garantie.

À l’inverse, un plancher passé d’un état moyen à mauvais à cause d’un manque d’entretien et/ou de tâches peut susciter une ponction sur le dépôt de garantie. Celle-ci doit, obligatoirement, être justifiée par la présentation de devis et factures détaillées, pour attester des frais supportés par le bailleur à cause de la dégradation.

Faire appel à un huissier de justice en cas de conflit

Lorsque le propriétaire, ou l’agent immobilier le représentant, et le locataire ne parviennent pas à s’entendre pour conclure l’état des lieux de sortie à l’amiable, ils peuvent faire appel à un huissier de justice pour régler le problème. Lorsque les rapports locatifs sont conflictuels, recourir à cette solution dès le départ permet de gagner du temps.

En revanche, il faudra payer ce service. Son coût se partage à parts égales entre les deux parties. À contrario, l’état des lieux de sortie amiable ne peut jamais être facturé au locataire.

Si le locataire demande à faire réaliser l’état des lieux par un huissier de justice, le bailleur ne peut pas refuser. Même chose si la demande émane du propriétaire.

Comment définir l’état d’usage dans son état des lieux ?

Pour bien comprendre les termes employés pour remplir la description de l’état des lieux, voici quelques définitions à retenir. Elles se basent sur le lexique employé par Nexity dans le cadre de son activité de gestion locative.

Vétusté

Etat d’usure ou de destruction résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements du logement.

Etat neuf/Très bon état

L’équipement n’a jamais ou très peu été utilisés depuis la livraison du logement neuf ou la remise à neuf d’un logement ancien. Il ne porte pas ou très peu de traces d’usage et n’est pas abîmé.

Bon état

Aucune dégradation visible, l’équipement est propre et fonctionne correctement.

Assez bon état/Etat moyen

Quelques traces d’usure sont visibles mais ne sont pas liées à une dégradation causée par le locataire. Les matériaux et équipements sont propres et fonctionnent normalement.

Dégradé

L’équipement est endommagé, détérioré ou abîmé.

Mauvais état

Le fonctionnement des équipements est difficile. Ils portent de nombreuses traces d’usure et manquent d’entretien mais n’ont pas subi de dégradation volontaire.

À changer/Hors service

L’équipement est inutilisable, très fortement dégradé, sale. La chose visée ne fonctionne plus et ne peut plus être réparée.

Remise des clés sans état des lieux de sortie

La réalisation d’un état des lieux est une obligation pour les locations à usage de résidence principale conformément à la loi.

Attention, l’absence totale d’état des lieux de sortie sera sanctionnée :

– le locataire n’aura pas de constat écrit qui prouvera qu’il a bien rendu le logement dans son état initial. Il risque de voir sa responsabilité engagée pour des dégradations postérieures à son départ.

– le bailleur, quant à lui, n’aura pas de document écrit permettant de lister les éventuelles dégradations provoquées par le locataire. Il sera difficile pour lui sans document écrit de prouver que le locataire en est responsable et d’obtenir le dédommagement.